Função dos títulos de crédito
A função primordial dos títulos de crédito está justamente em representar uma obrigação que prima pela liquidez e certeza, a ser prestada para o credor. Expressa o crédito, bastando por si mesmo para impor a exigibilidade, e encontrando-se, normalmente, desvinculando de discussões sobre a sua origem. O título dá ao crédito qualidades tais que afastam dúvidas sobre a sua idoneidade. Mas também constitui um meio de mobilizar o crédito, ou torná-lo circulável, indo de uma pessoa para outra, através de endosso ou cessão. Esta, sem dúvida, uma das maiores vantagens que proporciona o título.
Arnaldo Rizzardo, Títulos de crédito, p. 9
Cheque
Duplicata Mercantil
Você faz a venda para o cliente. Emite uma fatura/nota fiscal, onde existem os dados da venda (produto, quantidade, valor...). Mas se a venda for a prazo, não basta esse documento para cobrar do cliente futuramente. Então fazemos um outro documento, que possui uma ligação com a fatura da venda, em que os dados são escritos novamente. Por isso o nome duplicata, pois estamos meio que duplicando a fatura (não é isso, mas é quase isso. Tanto é que existe a triplicata, que é uma terceira "via". Esta só existe em casos de perda da duplicata).
É em cima da duplicata, um documento assinado pelo cliente, que podemos fazer a cobrança em caso de não pagamento pelo produto. Ou seja, se você não tem a duplicata com a assinatura do cliente, não conseguirá entrar na justiça para cobrar a venda a prazo. E por isso ela deve ser devolvida para o cliente quando este terminar de pagar as parcelas.
Sim, duplicata só é emitida na venda a prazo.
Recomendo os livros do Arnaldo Rizzardo (Títulos de crédito, ISBN 8530934644) e do Rubens Requião (Curso de Direito Comercial vol 2, ISBN 8502190466). Provavelmente terá na biblioteca.
Aqui uma "versão resumida" do assunto:
http://www.e-bookspdf.org/view/aHR0cDovL3d3dy5zb25pYWJhcnJvc28ucHJvLmJyL2dyYWR1YWNhby9EaXJlaXRvQ2FtYmlhbFJlc3Vtby5wZGY=/VMONdHVsb3MgRGUgQ3LDiWRpdG8gLSBQcm9mZXNzb3JhIFPDtG5pYSBCYXJyb3Nv
Alguns modelos de Duplicata. Não são os únicos existentes.
Nota Promissória
Conceitua-se a nota promissória como um compromisso de pagar a outrem uma certa importância em dinheiro. Ou simplesmente, é uma promessa escrita de pagar, que uma pessoa faz em favor de outra.
Rizzardo
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