Para explicar o assunto vou fugir um pouco de administração em si.
Situação hipotética:
Vamos imaginar que você precisa auditar uns valores de uma empresa qualquer.
Os valores são de uma composição de preços. Uma humilde lista de 5.000 itens. Para entregar o relatório em 2 dias.
E aí, já comprou um café? Recomendo um bem grande.
Não preciso dizer que conferir 100% desses itens é inviável, certo? Então como resolver esse problema?
Liste seus itens (aqui uma tabela real para matar a curiosidade. A que eu criei possui valores que são totalmente da minha cabeça, não baseados na realidade. É só para fim didático)
Organizando os 5.000 itens que compõem o preço dessa obra, vemos que existem itens que consumirão valor ínfimo da obra. Na verdade, o maior valor que será gasto na obra estará em cerca de 20% dos itens. Os outros 80% do volume de itens serão responsáveis por apenas 20-30% do custo da obra.
Esse é o princípio de Pareto (aqui e aqui), 20% é responsável por 80%.
A curva ABC se chama assim porque os produtos "A" normalmente são esses "20%" do amigo Pareto. O "B" é o mais ou menos e o "C" é a grande massa da minha análise, mas que só impacta em uns 10% do resultado. Tá difícil entender, né? então vamos voltar para o exemplo
Aplicando a curva ABC no nosso exemplo:
ordenamos a lista acima para saber onde está o nosso 20%, conseguem ver que os pregos consomem um monte de itens, mas equivalem a um "Total Gasto" muito pequeno em relação ao geral?
ao mesmo tempo que cimento, brita e areia me consomem muito recurso. Apenas 3 itens?
Agora eu pergunto, quais itens você acha que são o seu "A" e quais são "C"?
Como você precisa fazer esse relatório, identifique os itens "A" e confira 100% deles.
Agora pegue os itens "B" e audite cerca de 50%.
Dos itens "C", que provavelmente serão uns 3.500 itens, e analise por amostragem (qualquer dúvida chame o Waldir).
Usando esse método você pode passar seus dois dias conferindo os 1.000 lançamentos (provavelmente uns 500 do tipo "A", 300 do "B" e 200 do "C"), seja ligando para quem emitiu a nota, seja comparando as notas propriamente ditas. Um trabalho grande, mas consideravelmente menor do que ficar, neste caso literalmente, contando pregos.
Método ABC (ou curva ABC) é algo MUITO prático. Pode ser utilizado para vários fins. Gosto desse exemplo de auditoria porque fica claro que você precisa achar um meio de obter apenas os dados mais relevantes. Mas o método pode ser utilizado para analisar estoque (como fizemos em sala de aula), analisar a composição das margens dos produtos negociados, analisar custos de produção... entre outras utilizações de gestão.
Mas o mais importante dessa aula é saber que ele sempre estará interessado em separar os 20% do filet mignon.
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